RECOMENDACIONES PARA ENVIAR EMAILS EFECTIVOS



Poco a poco las estadísticas demuestran un aumento del tiempo que pasamos frente al ordenador y en términos profesionales, mucho de ese tiempo lo pasamos “leyendo mensajes de correo electrónico” los cuales se han convertido en una nueva y eficaz manera de comunicarse; por éste motivo es que no se dispone de “todo el tiempo del mundo” para leer cada uno de los Emails (en ocasiones hasta 100 al día), y sencillamente con un golpe de mirada decidimos si vale la pena leerlo o hay que desecharlo y pasar al siguiente.

Por ello en nuestra web te vamos a contar los mejores tips para tener la atención deseada en nuestros correos electrónicos enviados y no ir a la papelera o lo que es peor, a la carpeta de spam!

COMO DISEÑAR UN EMAIL


ANTES DE COMENZAR: Para empezar, lo primero que debe tener claro es el objetivo, respondiéndose a usted mismo la pregunta:

¿QUÉ QUIERO QUE EL DESTINATARIO HAGA AL RECIBIR MI CORREO?

Con respecto a lo anterior, quizás quiera una respuesta, o que el destinatario haga alguna acción o que tome el teléfono y lo llame…en fin, si no espera nada o no lo tiene claro aún, NO envíe el correo hasta tanto no esté seguro de su finalidad. Ahora sí, comenzamos:

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CORREOS ELECTRÓNICOS EFECTIVOS


1. ASUNTO
Nunca deje en blanco el espacio del asunto, tampoco escriba palabras vagas o sin sentido, lo que se debe hacer aquí es resumir en un par de palabras y de forma concisa lo que contiene el correo electrónico, con la idea de que el destinatario sepa de qué trata. 

2. SEA BREVE
Hay muchos analistas que han concluido que el tamaño ideal de un Email es de aproximadamente 250 palabras, y a partir de ahí los correos extensos tienden a reducir las posibilidades de tener una respuesta, además de que posiblemente no los lean completos… así que sea breve y conciso.

3. SMARTPHONE
Trate de no preparar sus correos en un teléfono inteligente, entendemos que son los más utilizados para comunicarse, abrir, leer y responder los correos... pero si se trata de un mensaje que va a crear, o un emailing para varios destinatarios, le recomendamos que lo haga desde un ordenador que le será más cómodo y fácil.

4. FORMALIDAD
Si se trata de una campaña de Email, no sea excesivamente informal (como si escribiera a sus amigos), especialmente si se trata de una campaña o de un correo profesional donde lo ideal es utilizar formas como “Sra. Apellido” o “Mr. Apellido."; siempre mantenga la formalidad aunque quiera tener un tono distendido, con ello dará profesionalidad a su mensaje y será más efectivo, tampoco se pase de formal (leer el siguiente punto).

5. CLARIDAD
Redacte sus correos de forma clara y utilizando un lenguaje sencillo con una jerga que no requiera de un diccionario para entenderse, los destinatarios apreciarán un mensaje sencillo que no los intimide o que no necesite un código para ser descifrado.


6. ADJUNTOS
Trate de no adjuntar nada que no se le haya solicitado ya que puede molestar al destinatario y obstruir o llenar su bandeja de entrada con lo que dará muy mala impresión, si se trata de empleo, tampoco adjunte su carta de presentación…solo escríbala ordenadamente. Los adjuntos son para información solicitada en una comunicación, en el trabajo o a petición del destinatario.

7. REVISE ANTES DE ENVIAR
Corrija, examine y verifique el contenido y ortografía de su mensaje antes de enviarlo, no lo haga con prisas ya que los errores gramaticales hablarán muy mal de usted, su producto o su empresa así que, compruebe varias veces repasando su Email antes de enviarlo.

8. BUENOS MODALES
A todos nos gustan las buenas palabras como “por favor” y “gracias” en los momentos adecuados, trate de ser cortés en sus Emails.

NOTA: En éste punto queremos hacer un paréntesis para recomendarle que utilice las herramientas que tienen a disposición algunas empresas de mailing para enviar un correo a varias personas o a un grupo de destinatarios, con lo que no tendrá que escribirlo varias veces y sencillamente pueda enviar ese correo “ganador” que está escrito, revisado y listo para enviar a varios destinatarios presentando su producto o servicio.




9. ORGANIZACIÓN
Aunque de un modo no tan “al pie de la letra” su correo debe estar compuesto por una introducción que presente el motivo de la comunicación, un cuerpo donde detalle el mensaje y una conclusión o cierre del mensaje.

10. RESPUESTAS
Cuando ya haya recibido contestación o tenga una cadena de intercambio de mensajes tipo “hilo de conversación”, trate de evitar el hábito de responder desde el último mensaje y elabore uno nuevo con la línea correcta del asunto del tema que esté tratando en ese momento y si los anteriores mensajes ya no son relevantes.

11. CONTESTACIÓN
Trate de responder oportunamente, en caso de que esté muy ocupado hágale saber a la persona que le ha enviado el Email que ha recibido su correo y que lo va a responder en breve o en cuanto sea posible y hágalo sin abandonar las conversaciones.

12. VARIOS DESTINATARIOS
Si luego de enviar su campaña de Email, recibe respuesta de alguno de ellos, enfóquese y evite utilizar la pestaña “responder a todos”, para que solo el remitente vea la contestación.

13. PACIENCIA
No envié correos electrónicos insistentes o preguntando si han recibido su anterior mensaje sin dejar pasar unos días y solo envíe un correo de seguimiento cuando haya pasado un tiempo prudente que no lo haga parecer muy “necesitado”.



Finalmente,
14. PONGASE EN EL LUGAR DEL OTRO
Lo más importante es no hacer a los demás lo que nos molestaría a nosotros, escribir los correos como nos gustaría recibirlos y en general, comunicar los mensajes como nosotros los entenderíamos, de esa manera sabremos cómo tratar con las personas, tendremos una idea del contenido del asunto, presentiremos el largo ideal y en fin, podremos hacer, redactar y enviar un correo asertivo y efectivo.

Así llegamos al final de nuestra nota, esperando que tenga algunas herramientas para preparar sus correos electrónicos, ya sean para comunicarse con los miembros de la multinacional donde trabaja u ofrecer sus manualidades de ganchillo a un grupo de personas.

Gracias por su consulta, no dude seguirnos en las redes sociales, hasta la próxima!
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