35 CONSEJOS PARA ORDENAR U ORGANIZAR LA OFICINA.




La mayoría de los ciudadanos han tenido que volver al trabajo después de tardes interminables de playa, barbacoas de difícil digestión y noches eternas a la luz de la luna más grande que hayamos visto en lo que llevamos de vida, por ello no hay nada mejor para animar la vuelta a la rutina, que organizar nuestro espacio de trabajo con cosas sencillas y que nos recuerden el verano.

CONSEJOS PARA PONER EN ORDEN LA OFICINA


Quizás eres de los que piensa que menos es más, así que en mi caso y para comenzar a organizar siempre empiezo por deshacerme de las cosas que considero que se pueden remplazar fácilmente o que se pueden guardar en un archivo que no ocupe espacio, como es el digital. A continuación algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de recoger un escritorio o sitio de trabajo desordenado.

RECOGER Y ORGANIZAR LA OFICINA



  • Imprimir por imprimir, o guardar resmas de hojas con información desactualizada, esta OUT, los archivadores o las AZ donde antes guardábamos todo por orden alfabético, es propio del siglo XX. Actualmente puede guardar una copia de cualquier pago o factura en carpetitas virtuales con copia de seguridad ya sea en disco duro o en la nube.
  • Aprovecha todos los estuches de regalos, como latas de galletas, los vasos que se robo del chiringuito y los souvenirs, para organizar los bolis, clips, gomas y demás cosas que vea perdidas sobre el escritorio.
  • Organice las cosas cotidianas que pertenecen en su escritorio de manera que este contacto con ellos cuando los necesite. 
  • Su monitor del ordenador, el teclado y el teléfono debe ser el punto focal de su escritorio si se utiliza la mayoría de ellos. Mantenga los post it de notas junto con una pluma (verifique que tienen tinta y tire las que no funcionan). 
  • Otros elementos que se utilizan con menos frecuencia como la grapadora o perforadora, pueden ser expulsados hacia el perímetro para que sean de fácil acceso pero no saturen el espacio de trabajo de mano si es que no utiliza su ordenador para todo.
  • Junte todos los cables con bridas. Únalos dejando espacio para futuros cambios o movimientos de los aparatos  y trate de ocultar los cables  a lo largo de la pared o detrás de los muebles o divisiones de la oficina. No dude en llamar a un técnico si no sabe para qué sirve cada cable.
  • Normalmente yo siempre empiezo moviendo todo de sitio, siempre me baso en la iluminación, en las entradas y salidas o lugares de mas trafico para organizar los muebles, si es un poco espiritual, también puede utilizar técnicas del Feng Shui para organizar el espacio. 
  • Una vez tenga todo despejado y limpito, es tiempo de sacar los recuerdos e imágenes del verano que te cargaran de buena energía cada vez que las veas. 
  • No olvide poner plantas, limpian el aire y algunas absorben las radiaciones de los ordenadores, en nuestro siguiente articulo te damos algunas ideas. 

OTROS TRUCOS PARA AUMENTAR LA EFECTIVIDAD EN LA ORGANIZACIÓN DEL SITIO DE TRABAJO.

Oculta lo que haces !
Con tu Mac podrás hacer desaparecer de la pantalla la página que estabas consultando. Si no quieres que otros vean lo que tú ves, basta con darle al botón control y la letra H. La información se ocultará 
Envía documentos a varias impresoras 
No te quedes esperando a que se quede libre la impresora que tienes destinada. Puedes adelantarte y enviar tus documentos a todas las que haya en la oficina. La primera que se quede libre, atenderá tu orden. 
Lee por ti 
¿Qué no te apetece leer? No hay problema, tu Mac se encarga de hacerlo por ti. Sólo tienes que seleccionar el texto y el narrador comenzará su misión. Además, puedes elegir la voz del locutor y ponerla a tu gusto. 
Busca atajos para escribir 
Puedes crear accesos directos con tu firma electrónica o algún texto. De esta forma, evitarás volver a escribir lo mismo por segunda vez. Crea tu firma, a través del menú Preferencias, y guárdala en el ordenador .

Resuelve tus problemas de cálculo 
Deja a un lado las calculadoras de toda la vida y pensar durante horas. Los problemas quedan en manos de tu Mac. Gracias a la función Spotlight podrás resolver las dificultades aritméticas que tengas. Él mismo te dará la solución. 
Agiliza las compras 
Te permite guardar el número de tarjeta que siempre utilizas para realizar tus compras online. Sólo tendrás que aportar esa información a través de la aplicación de seguridad Autofill. A partir de ahí, tu función consestirá en confirmar la compra. 
Evita molestar al resto 
Personaliza la configuración de tu ordenador para hacer que tu Mac sea lo más silencioso posible. Lo agradecerás si estás en medio de una presentación o intentas ser discreto con lo que haces. 
Tiene control sobre todo 
Si hay menores que utilicen el ordenador, esto te evitará muchas molestias. Puedes limitar las aplicaciones que pueda tener, los sitios web que pueden visitar o establecer un horario para que la sesión se cierre automáticamente.

Como resumen rápido, a continuación 12 recomendaciones para una buena organización del sitio de trabajo:

18. Olvídese de los antiguos archivadores de “entradas y salidas”, hoy por hoy no son muy prácticos, por un lado no son tan grandes como para poder poner allí todos los pendientes y en segundo lugar, ocupan un preciado espacio (casi el doble para sostener una pila de papel) y para terminar… otro objeto para limpiar, teniendo en cuenta que usualmente están llenos de varillas que atraen el polvo.



19. Si tiende a hacer pilas de papeles, utilice carpetas con clips derechos, ahora vienen con etiquetas borrables, va acomodando allí la papelería por categoría para encontrar rápidamente lo que necesita.   

20. Si tiene que cambiar el teclado, puede aprovechar para buscarlo con tapa abatible en la parte superior o inferior, con ella se puede deshacer de la cajita de click, ganchos, pasadores, cauchos y otros elementos que se ven por ahí “pululando”.

21. Ya mismo busque en las webs, las “tortugas” para cables, con ellos se podrá deshacer de la maraña de cables detrás de cada escritorio.  

22. Tenga una agenda pequeña SOLO para direcciones web, claves, recetas, y absténgase de poner en ella personas o contactos; ésta agenda la tendrá guardada en su sitio de trabajo… no es tu agenda de teléfonos; si está haciendo éstas anotaciones en su agenda habitual, deje de hacerlo inmediatamente (tenga en cuenta que muchas veces sacamos la agenda con nosotros).

23. Las etiquetas de todo tipo, borrables, magnéticas, y de cualquier otra clase, son un gran aliado para recordar temas pendientes; no abuse de su utilización porque terminará por ignorarlas y cuando cumpla un objetivo, despéguela.

24. Designe a un día para comprar algunas tarjetas de felicitación para los amigos y la familia, no las saque del celofán de embalaje (para que no se pongan amarillas) y déjelas en un sitio de su oficina… nunca más tendrá que hacer una carrera de última hora.

25. Aunque las cajas están muy de moda por la versatilidad en cuanto a diseño, son buenas para cables, esa grapadora que ya no utilizas pero no quieres tirar y éste tipo de objetos… al archivador “A-Z” de toda la vida nada lo desbanca, a diferencia de las cajas… aquí no tendrás que sacar todo el contenido para verla de principio a fin, tampoco las apilas en forma vertical para tener que cargarlas todas si buscas la última (como suele ser).

26. Si no grapa o utiliza las tijeras a diario, trate de quitarlas de la superficie del escritorio y mantenerlas en un cajón; las tijeras “enterradas” en el bote de los bolígrafos da un mal aspecto.
La abuela de la web, nos trae hoy para rematar, algunos consejos que su experiencia le permite compartir:



27. Tenga un perchero de varias puntas, si el espacio se lo permite No lo ponga detrás de la puerta y utilice uno de pie; cuando tiene visitas se verán las chaquetas y bolsos recogidos, comenzando por el suyo y por cualquier bolsa que no tenga donde poner… para una visita de emergencia puede colgar muchas más cosas allí (lo que no alcance a organizar o no quiere que vean lo mete en bolsas) y lo cuelga, para terminar lo tapa con su abrigo y ya está.

28. Para recordar lo más importante del día, en la noche intente sacar un tiempo, tenga am ano un Post-it con un boli y según recuerde, haga una lista de lo necesita para llevar a cabo al día siguiente, con el tiempo terminará por adquirir la costumbre de confiar en su lista.

29. Intente comenzar a usar el calendario de escritorio con el espacio para hacer anotaciones sobre cada día; con tinta de diferentes colores, puede utilizarlo para atender cosas de trabajo y de casa.

30. Tenga la costumbre de desarrollar sus propias claves para cuando organice su agenda, poder poner al lado “comprar regalo”; en ese mismo momento y cuando lo consigne en su calendario… ponga otro recordatorio unos 3 días antes, con ello nunca te pillarán desprevenido.

31. Si no lo ha utilizado en el último año y está a la vista en su oficina…NO VALE, si no se quiere deshacer de eso, introducirlo en las cajas (para esto son muy útiles), también puede donarlos o venderlos por la web.

32. Siempre archive pensando en su declaración de impuestos… es decir las carpetas de papelería que sabe que va a necesitar para su presentación… según llegue a sus manos copias y a la carpeta; lo va a agradecer.

33. Limpia el contenido de las agendas de contactos de móviles y ordenadores, muchas veces grabamos en el móvil el teléfono del repartidor de Amazon por un envío en particular… y ahí se queda.

34. Para terminar, si tienes bandejas de cubos de huelo para la nevera, con espacios grandes, las puede recortar y dar forma dentro de tu cajón y tener unos buenos compartimentos que se pueden ajustar a algunos objetos que estés manejando.

35. No olvides utilizar el buscador de la parte superior izquierda de ésta web, para encontrar solo con la palabra de lo que quieres limpiar, por ejemplo "escritorios" "baldas" "moquetas" o lo que busques. 


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Hasta la próxima!
EL ADMINISTRADOR.

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